Gravity DMS

Dokumenten Management System – Wo klicken Sie erneut, um das Dokument zu genehmigen?

  • 19. March 2018

Arbeiten Sie in einem regulierten Umfeld wie Pharma? Wenn ja, dann sind Sie möglicherweise mit dem Dokumentenmanagementsystem in Berührung gekommen oder haben an Dokumentenüberprüfungen und -genehmigungen teilgenommen. Falls Sie das System nicht täglich verwenden, fragen Sie sich vielleicht, wo Sie im System klicken müssen, um das Dokument hochzuladen, an dem Sie gearbeitet haben, oder wie Sie einen Dokumentgenehmigungs-Workflow starten. Sie sind nicht allein mit solchen Fragen. Viele Benutzer fühlen sich durch die Systeme und Prozesse eingeengt und verbringen nicht selten mehr Zeit mit dem Umgang mit dem Workflow als mit der eigentlichen Arbeit, etwa dem Schreiben eines genehmigungspflichtigen Dokuments.

Müssen wir uns damit abfinden, Sklaven des Systems zu sein?

Prozesse wie Workflows in einem Dokumentenmanagementsystem können Ihre Mitarbeiter zu Sklaven des digitalen Zeitalters machen. Aber halt, es gibt Erleichterung für diese einseitige Beziehung. Lassen Sie lieber Gravity an Ihnen ziehen als der Prozess. Gravity, die neuartige Clip-on-Software für jeden Prozess und Software, die webbasiert ist, führt Sie in einem Lernprogramm Schritt für Schritt durch jeden Prozess. Gravity verwendet Callouts, um den Benutzer durch Prozesse zu führen. Basierend auf dem Spieltheorie-Ansatz erfolgt die Schulung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter in Echtzeit, wenn die Software oder der Prozess verwendet wird. Mit Gravity ist der Onboarding-Unterricht in einem Klassenzimmer Geschichte und die Callouts können für verschiedene Zwecke verwendet werden, wie zum Beispiel für Schritt-für-Schritt-Anleitung, Informationen und Literatur-Stellen, Informationen zu Updates und Änderungen sowie Erinnerungen. Der beste Teil von Gravity ist, dass die Funktion vom Benutzer selbst ein- oder ausgeschaltet werden kann, falls der Prozess unregelmässig verwendet wird. Gravity legt mehr Gewicht auf die Ausbildung am Bildschirm, als dass Sie Ihre Mitarbeiter einschränken.

Das Verwenden eines Lernprogramms ist kein Training

Obwohl Gravity die Funktionen für ein On-Screen-Lernprogramm bietet, unabhängig von der Anwendung, die auf dem Bildschirm ausgeführt wird, gelten Lernprogramme nicht als Schulungen und sind daher in stark regulierten Umgebungen, wie z. B. in der Pharmaindustrie, nutzlos. Gravity ist aber mehr als nur ein Tutorial-Add-on. Mit Gravity wird ein Benutzer Schritt für Schritt durch einen Prozess geführt und somit in das System eingeführt. Das Analyse-Cockpit von Gravity ermöglicht die Nachverfolgung des Benutzers, um zu überwachen, ob die Benutzung der Anwendung und Training der Anwendung durchgeführt wurde. Gravity kann ausserdem verwendet werden, um den Benutzer bei der zweiten Verwendung der Anwendung zu überwachen, um die Trainingseffektivität aufzuzeichnen. Trainingsaufzeichnungen werden erstellt, wenn der Benutzer die Anwendung verwendet, und die Effektivität kann im Hintergrund gemessen werden. Daher qualifiziert sich Gravity als Trainingswerkzeug mit automatisierter Trainingsaufzeichnung und Wirksamkeitsüberwachung. Ferner erlaubt Gravity, Schwellenwerte auf das Training anzuwenden, z.B. 80% der Mitarbeiter müssen geschult werden, bevor ein neuer Prozess eingeführt werden kann. Diese Massnahme kann auch in der Analytik angewendet werden und der Prozess wird automatisiert, sobald das Limit erreicht ist.

Wir nutzen eLearning statt In-Class-Training – ist Gravity auch für uns nützlich?

Im Gegensatz zu eLearnings, in denen theoretisches Wissen vermittelt wird, hilft Gravity den Anwendern beim “Wie” von Prozessen. Gravity unterstützt die Einbindung und Schulung von Benutzern und Mitarbeitern. eLearnings, die erklären, wie man etwas in einer Anwendung oder Software “macht”, werden mit Gravity überflüssig. In der Tat können 90% der Kosten für Onboarding und Anwendungstraining mit Gravity gespart werden. Wenn Sie Ihre nächste Anwendung starten oder einen neuen Mitarbeiter einstellen, betrachten Sie Gravity als Ihren digitalen Lehrer.